名刺管理 その2【会社で使っているPOPメールをGmailで送受信の巻 】

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私の名刺管理は「ローロデックス」の回転式名刺ホルダーが基本中の基本。
でも、「ローロデックス」に差し込む前に、必ずやっていることがあります。
それはGmailの連絡先に登録することです。

◆先ずはGmailに最低限の情報を登録
登録内容は氏名、会社名、E-mailぐらいでしょうか、電話番号や所属する部署名や役職などは入力していません。
なぜならば、面倒だからです。

◆無理しない、メールができる体制が大切
多くの情報を入力した方が良いのだと思いますが、それよりも、まずはGmailの連絡先に登録してメールを送信できる体制を作ることを優先にしています。
また、商談会や会社訪問など、同じ日の会った方々や同一プロジェクトなどは、連絡先でグループ分けをしています。

◆会社で使っているPOPメールをGmailで送受信
私は会社で使っているPOPメールを、Gmailで送受信しています。
会社のPC、自宅のPCやタブレット、スマホなどでメールをチェックでき、とても便利です。

◆異動やパソコンの買い替えもへっちゃら
Gmailでメールを管理していて、一番よかったと実感したのが異動とPCの入れ替わりの際でした。
同僚などはメールをOutlook Expressなどのメールソフトで送受信しています。
勿論、アドレス帳の管理も会社PCのメールソフトで行っています。

異動の際はPCと共に異動できれば良いのですが、そうも出来ない事もしばしば。
また、最近ではWindows XPサポート終了に伴い、会社のPCを新しくしました。

そんな時です。
同僚からは新しいPCへのアドレス帳を移行するのに手こずっていました。
でも、私はGmailでメールを管理しているので、全く心配はいりません。
即、新しいPCで仕事が出来ました！

私の仕事ではGmailはもはや仕事に欠かせないツールとなっています。

次回はEvernoteの名刺スキャン機能とGmailの連携についてお話しをしたいと思います。

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タグ：POPメールをGmailで送受信 Gmail